Il risponditore automatico telefonico, noto anche come risponditore IVR (Interactive Voice Response), è una tecnologia che consente di gestire automaticamente le chiamate telefoniche. Attraverso comandi vocali o la digitazione di numeri sulla tastiera del telefono, l’utente può interagire con il sistema. Il risponditore automatico, poi, rileva l’input fornito, rispondendo con un messaggio vocale predefinito o indirizzando la chiamata verso l’interno appropriato, in modo da gestire in autonomia l’intera chiamata.
Come funziona un risponditore automatico?
Come già detto, il meccanismo di funzionamento del risponditore automatico è molto semplice: una voce registrata risponde automaticamente e, attraverso una serie di comandi personalizzabili, smista i clienti verso il reparto o servizio corretto. Tecnicamente il risponditore si basa su uno schema ad albero, simile a una struttura genealogica, dove la frase iniziale del sistema occupa il vertice.
Dal messaggio iniziale si dipanano una serie di ramificazioni, ciascuna collegata a una scelta effettuata dall’utente. Ogni opzione selezionata apre ulteriori sottomenù o passaggi, creando nuove ramificazioni e guidando il chiamante verso il servizio desiderato. Questo schema consente una gestione fluida e logica delle chiamate, permettendo di rispondere a un’ampia varietà di richieste in maniera automatizzata.
La personalizzazione
Il risponditore automatico telefonico è una tecnologia altamente personalizzabile, adatta a diverse esigenze aziendali e tipologie di clientela. La sua versatilità consente di inserire tracce audio personalizzate, adattando il sistema alle specifiche necessità dell’azienda.
Un esempio pratico di questa flessibilità è la possibilità di modificare facilmente i messaggi vocali in base a periodi dell’anno, come festività o ferie, con un semplice comando, per informare i clienti di eventuali variazioni di orari, chiusura dell’azienda, ecc.
Perché utilizzare un risponditore automatico telefonico
I motivi che possono portare all’utilizzo di un risponditore automatico telefonico sono svariati. Innanzitutto, come anticipato, il risponditore automatico è una tecnologia altamente personalizzabile, il che significa che può essere usato praticamente da qualsiasi attività.
Altro elemento interessante è la semplificazione del lavoro che offre. Alle chiamate ricevute, infatti, verrà data una risposta in modo efficiente in quanto chi chiama viene indirizzato automaticamente a chi sta cercando (ad esempio il reparto specifico) risparmiando così tempo e rendendo molto più fruibile la chiamata al cliente. In sintesi, in virtù del risponditore automatico telefonico, il cliente si sente subito accolto con un messaggio di benvenuto assicurandogli un servizio celere e altamente efficiente.
Altro vantaggio da non sottovalutare è il servizio in più che viene offerto ai terzi. Il risponditore automatico telefonico fornisce il supporto di un operatore aggiunto (presente sette giorni su sette e ventiquattro ore su ventiquattro) con la possibilità di poter essere attivato oppure disattivato a proprio piacimento. Infine, è doveroso precisare che un servizio del genere trasmette molta professionalità, a un costo che oggi è molto più accessibile rispetto al passato.
Oggigiorno, infatti, non vi sono infrastrutture oppure hardware necessari (mentre in passato erano di fondamentale importanza). Pertanto, ormai i risponditori automatici telefonici non sono soluzioni performanti ed esclusive dedicate solo alle grandi realtà imprenditoriali ma anche per le medie e piccole imprese.
