La fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria dal primo Gennaio 2019, nonostante ciò sono in molti coloro che ancora cercano la soluzione migliore per gestire efficacemente e senza troppe difficoltà la nuova modalità.
In questo articolo spiegheremo in breve il funzionamento della fatturazione elettronica e quali sono i migliori programmi di fatturazione elettronica che permettono di semplificarne notevolmente la gestione e l’utilizzo.
Come funziona la fatturazione elettronica
La fattura consiste di un documento fiscale obbligatorio che permette di attestare una compravendita di beni o servizi fra privati, o persone giuridiche. La fattura è inoltre il documento che regola il rapporto di debito e credito che si instaura nella transazione.
La fattura elettronica è la versione digitalizzata della vecchia fattura cartacea e che la sostituisce completamente. Questa fattura va obbligatoriamente redatta tramite un PC, un tablet o uno smartphone, quindi deve essere trasmessa sempre elettronicamente al cliente in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (Sdl).
Il Sistema di Interscambio è stato messo in piedi dall’Agenzia delle Entrate per controllare la validità delle fatture emesse. Il sistema controlla che tutti i campi obbligatori siano debitamente compilati. I programmi di fatturazione elettronica devono interfacciarsi con questo sistema ed offrire elevati standard di qualità e affidabilità.
Alcune categorie sono esonerate dall’obbligo della fatturazione elettronica, fra questi ci sono aziende e lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio, i piccoli produttori agricoli e altre categorie, per maggiori informazioni vi invitiamo a consultare la pagina dedicata nel sito dell’Agenzia delle Entrate.
Migliori programmi di fatturazione elettronica
Il mercato offre un buon numero di soluzioni, affidabili e complete per gestire la fatturazione elettronica in modo semplice e senza particolari patemi.
Se emetti e ricevi fatture in formato elettronico raramente puoi optare tranquillamente per uno dei servizi di fatturazione elettronica gratuiti, se invece devi inviare e ricevere un gran numero di fatture può risultare conveniente scegliere una delle soluzioni a pagamento.
Assoinvoice (Windows, Mac o Linux)
Se cerchi una soluzione rapida e gratuita dall’interfaccia chiara e leggibile per leggere le fatture elettroniche allora Assoinvoice fa al caso tuo.
L’app è disponibile gratis direttamente dal sito ufficiale di Assoinvoice, per procedere al download dell’eseguibile dovrai cliccare sul logo del sistema operativo in uso. Una volta terminato di scaricare basterà cliccarci due volte col tasto sinistro del mouse per avviare la procedura di installazione che è in italiano e non presenta richieste di installazioni di programmi sponsorizzati.
Terminata l’installazione puoi avviare rapidamente Assoinvoice dal menù Start. Al primo avvio sarà richiesto di accettare l’accordo di licenza. Quindi puoi cliccare in alto sull’icona con i due punti e poi sul pulsante con forma di cartella per indicare il percorso in cui il programma potrà trovare i file xml delle fatture.
Una volta aperta una fattura puoi scegliere la modalità di visualizzazione (fra semplificata, completa e ministeriale) e quindi salvare o stampare il risultato.
L’applicazione dell’Agenzia delle Entrate (Windows, Mac o Linux)
Tra i programmi di fatturazione elettronica troviamo anche quello dell’Agenzia delle Entrate. Infatti l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione di tutti una soluzione gratuita per fare e ricevere fatture in formato elettronico. Il programma è a dire il vero abbastanza completo, purtroppo non sembra essere pensato per essere visivamente appagante e user friendly.
Si tratta di una soluzione multipiattaforma che però per essere eseguita ha bisogno della Java Virtual Machine. La virtual machine è un programma che permette di far funzionare alcuni programmi su sistemi operativi su cui altrimenti non sarebbe possibile eseguirli. In questo caso la Java Virtual Machine permetterà di eseguire i file in formato jnlp.
Per installare la Java Virtual Machine per il tuo sistema operativo basta andare sulla pagina ufficiale per il download di Oracle Java e scaricarne l’eseguibile. Una volta scaricato, su Windows e Mac basta un doppio click per avviare la procedura di installazione.
Dopo aver completata l’installazione della Java Virtual Machine puoi scaricare il programma di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate dalla pagina dedicata premendo sul collegamento “Compilazione fattura elettronica”, verrà scaricato un file chiamato FEL18.jnlp.
A download concluso basta un doppio click per lanciare il programma. Dopo una breve procedura di installazione, dove dovrai cliccare sui tasti “Esegui” e poi su “Avanti“, sarai pronto per iniziare ad usare l’applicazione. Il funzionamento è abbastanza immediato, per la creazione di fatture elettroniche basta cliccare su “File” e poi su “Nuova fattura“.
Nella finestra di dialogo puoi mettere la spunta sul tipo di fattura (tra Ordinaria, Semplificata e PA) e compilare i campi necessari, quando terminato basterà cliccare sul tasto “Finito“. Il passaggio successivo richiede l’inserimento dei dati dell’emettitore e poi quelli del cliente. Infine potrai accedere ad una schermata di riepilogo tramite la quale confermare i dati.
A questo punto sarà l’applicazione a verificare i dati e in caso non sia riscontrato alcun problema procederà al salvataggio. Potrai aprire le precedenti fatture salvate cliccando sul menù “File” e quindi su “Apri fattura“.
Le fatture non vengono automaticamente inviate al Sistema di Interscambio (Sdl), per inviare le fatture devi connetterti al sito web dell’Agenzia delle Entrate dedicato a fatture e corrispettivi, fare l’accesso con le proprie credenziali e caricarle.
Fattura24 (WebApp)
Dire che le fatture generate da questo servizio sono più belle delle altre non è così, perché tutte alla fine si assomigliano, per non parlare dei servizi di fatturazione; questo ha portato Fattura24 a trovare altre forme di differenziazione.
In primis con l’interfaccia grafica di questo servizio è stato raggiunto un vantaggio enorme sull’esperienza di utilizzo rispetto alla concorrenza. È determinante che gli utenti (PMI e Liberi Professionisti) riescano a fare tutto in modo semplice, facile e veloce (obiettivi non scontati sui software di fatturazione o contabilità).
Molto si è puntato sulla reportistica, fornendo più di 20 report che, grazie ai suoi algoritmi, lavorano sui dati dei clienti, resi completi e comprensibili anche per i non addetti.
Con i report puoi monitorare costantemente la salute del business, anticipare problemi e sfruttare eventuali opportunità; come quello su “Fatturato” fino ad arrivare a report assolutamente unici come il “Bilancino” e “Badget vs Actual”.
Il suo fiore all’occhiello, come dimostrano le recensioni su “Trustpilot” e “Google reviews & ratings”, è l’Assistenza Clienti, mantenendo una dimensione umana molto forte. nonostante sia una realtà 100% digitale.
Fattura24 è una delle poche aziende di fatturazione sul cloud ad essersi dotata di un “Sistema di Gestione della Qualità” (ISO9001:2015) a garanzia dell’efficienza e della sicurezza del prodotto.
Fattura24 da inizio anno ha continuato ad evolversi con richieste che in buona parte arrivano dai propri clienti, continuando ad investire moltissimo per offrire sempre di più dal proprio servizio.
Libero SiFattura Basic Lite e Pro (WebApp)
Se cerchi una soluzione Web pratica e completa dovresti dare un’occhiata a quella proposta da Libero. Ha tutto ciò che serve per creare fatture elettroniche e gestirle, inoltre mette a disposizione le funzioni fondamentali già nella versione Basic che è gratuita!
Ovviamente se hai a che fare con un gran numero di fatture e se vuoi l’invio automatizzato delle fattura la sistema di interscambio è meglio optare per la versione Lite o quella Pro. La versione Lite costa 29 € annui + iva, quella Pro 49 € annui + iva.
Se vuoi provare la WebApp puoi collegarti direttamente al sito del servizio SiFattura.
Legalinvoice (WebApp)
Se preferisci le WebApp e sei alla ricerca di un’ottima soluzione per la tua attività quella proposta da Infocert potrebbe fare al caso tuo. Per utilizzarla infatti non serve possedere una firma elettronica, sarà direttamente il servizio a firmare in tua vece.
L’app è accessibile dai vari browser supportati, bastano pochi click per ambientarsi e offre costi di gestione accessibili. Non esiste una versione gratuita del software per le fatture elettroniche di Legalinvoice, ma il servizio propone due piani capaci di adattarsi alla maggior parte delle esigenze.
Se hai una piccola azienda o se sei un professionista puoi optare per la tariffa Start, dopo i primi 3 mesi gratis passa a 4 € al mese + iva. Se invece hai un’azienda di dimensioni più grandi puoi optare per il piano full da 7 € al mese + iva (sempre con i primi 3 mesi gratis).
Se vuoi saperne di più ti invitiamo a consultare il sito del servizio Legalinvoice.
InvoiceBuddy (WebApp)
InvoiceBuddy è una buona webapp utile soprattutto per i liberi professionisti e aziende che lavorano nel campo dei servizi: grazie ad un comodo timesheet integrato direttamente nel modulo di fatturazione sarà semplice tenere d’occhio le ore dedicate ad ogni cliente o progetto.
Inoltre permette di individuare automaticamente i clienti in ritardo con i pagamenti e di inviare solleciti, di organizzare le attività da svolgere e davvero molto altro. Di rilevante importanza è anche la presenza del supporto multiutente che permette a più persone di collaborare e aggiornare i dati.
L’app inoltre supporta tutti i tipi di fatture e l’invio diretto al sistema di interscambio.
InvoiceBuddy non offre una versione gratuita, ma esistono tre piani a partire da 4,99 € al mese capaci di adattarsi alle esigenze di ogni professionista o azienda. Per sapere di più sul servizio puoi visitare la pagina ufficiale di InvoiceBuddy.
