Per comodità, Microsoft Outlook conserva tutte le informazioni, come Contatti, Calendari, Note e, ovviamente, Email, in un unico file PST; gli account IMAP invece sono salvati separatamente in file OST.
Se per qualche motivo il file risulta danneggiato, ad esempio per un interruzione di corrente, errori di sistema durante la scrittura, attacchi dovuti a virus o altro, Outlook non riuscirà ad aprire questo tipo di file.
In questo caso, solo software dedicati come Recovery Toolbox for Outlook, possono venire in aiuto, dal momento che riescono a riparare i file corrotti all’interno Outlook oltre a darela possibilità di convertire i file in un altro formato.
Le funzionalità di Recovery Toolbox for Outlook sono:
- Recovery Toolbox for Outlook rende semplice il recupero di file danneggiati di tipo PST o OST
- Oltre a recuperarli, permette di convertirli. Per esempio, crea un file PST a partire da un file OST oppure esporta individualmente oggetti in altri formati diversi come EML, MSG, VCF, TXT
- Se particolarmente fortunati, esiste anche la possibilità di recuperare elementi cancellati da Outlook, come Email cancellate, file o contatti.
1. File client per Microsoft Outlook
Microsoft Outlook tipicamente usa file PST come storage di dati. Un file PST viene spesso denominato “Personal Store Folder” o semplicemente file dati per Outlook. Outlook usa un file PST come container per memorizzare tutte le informazioni di Outlook Personal Manager, come contatti, appuntamenti, noti, task e, ovviamente, tutte le mail che l’utente invia e riceve.
Qualora Outlook usi una connessione ad un Server Exchange o sfrutta IMAP per lo scambio di email, utilizza un file dati aggiuntivo offline (OST) per memorizzare separatamente informazioni per ogni account. Nelle versioni di Outlook precedenti alla 2013, i file PST erano usati anche per gli account IMAP.
Un file OST fondamentalmente è una copia sincronizzata della mailbox (Server Exchange oppure IMAP) e quindi la perdita del file non è così drammatica: se necessario, è sufficiente ricreare l’account e sincronizzare nuovamente la mailbox. Il problema si presenta se la sincronizzazione non è possibile o non ci si riesce ad autenticare con il server (l’account è bloccato o il Windows Domain Controller non funziona). In questo caso, il recupero del file OST diventa un’opzione necessaria.
I file OST hanno un importante limitazione: il loro contenuto non può essere facilmente importato nel sistema. Qualora voleste importare il contenuto di un file OST dentro Outlook, l’unica strada possibile è utilizzare una conversione con programmi specifici, come Recovery Toolbox for Outlook.
Per impostazione predefinita, Microsoft Outlook salva i file PST e OST in:
C:\Documents and Settings\USERNAME \Local Settings\Application Data\ Microsoft\Outlook C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook
E’ possibile comunque cambiare la cartella di memorizzazione dei file.
Nota: In Outlook 2013, il percorso è diverso e normalmente è: “Documents\Outlook Files”.
2. Possibili cause di un file PST corrotto
I dati di Outlook si possono corrompere per varie ragioni. Alcune delle cause più frequenti sono:
- scritture errate a causa di mancanza improvvisa di corrente
- attacchi di virus
- errori software
- Windows oppure Outlook crashano all’apertura di file PST
- possono esserci errori di connessione se il file è memorizzato in rete
- problemi con lo storage di rete
- errori di funzionamento per il programma ScanPST
Gli utenti di MS Outlook 97-2002 devono avere 2GB liberi per i file PST di Outlook. Se viene a mancare questo spazio, il file dati potrebbe non essere processabile.
3. In che modo Recovery Toolbox per Outlook può riparare i file PST di Outlook
Recovery Toolbox for Outlook è stato sviluppato come un programma dedicato all’analisi e risoluzione di problemi con i dati di Outlook e funziona su tutte le versioni di Windows. Recovery Toolbox for Outlook può recuperare file PST danneggiati, recuperare file OST oppure convertire OST in PST. Anche se ScanPST non riesce a riparare file corrotti PST, Recovery Toolbox for Outlook nella maggior parte dei casi, sarà in grado di recuperare il database di Outlook.
E’ possibile scaricare gratuitamente la versione DEMO di Recovery Toolbox for Outlook dalla pagina del programma: outlook.recoverytoolbox.com
La versione Demo, analizza i file ma non può salvare più di 5 oggetti in una cartella. Il software può essere sbloccato in qualsiasi momento acquistando una chiave di licenza.
La licenza personale ha un costo di $49,90 e la licenza business costa $74,90. Le persone che usano fino a 100 computer, possono acquistare una licenza per soli $200 sul sito del produttore.
Nota: Lo sviluppatore di Recovery Toolbox offre sul sito strumenti diversi, per il recupero di file anche per Excel, CorelDraw, OneNote, Photoshop, PowerPoint e Word.
a. Funzionalità e opzioni
Recovery Toolbox for Outlook offre una lista di funzionalità e opzioni:
- Recupero di file corrotti PST e OST
- Recupero di file PST anche per formati datati di Outlook 97-2003
- Estrae e salva alcuni o tutti gli oggetti da file danneggiati .pst o .ost in formato MSG, EML, VCF oppure TXT
- Recupera qualsiasi mail in forma di: testo, HTML o Rich Text
- Recupera tutti gli allegati
- Recupera la struttura delle cartelle
- Converte file OST in file PST
- Recupera file PST che sono stati recuperati in maniera erronea dall’utility SCANPST di Microsoft
- Recupera file protetti da password
Recovery Toolbox for Outlook può recupere file PST più grandi di 2GB. Dobbiamo evidenziare che sarebbe opportuno recuperare file di grandi dimensioni su computer con installate le versioni a 64bit di Microsoft Outlook a causa di limitazioni di Windows.
Per gli utenti di Microsoft Office 365, raccomandiamo l’uso della versione online del programma: outlook.recoverytoolbox.com/online/it/ per bypassare il requisito di installazione della versione completa di Microsoft Outlook.
b. ScanPST o programmi dedicati?
Microsoft fornisce uno scanner di file PST (SCANPST.exe) gratuito per recuperare file corrotti di Outlook (PST e OST). SCANPST.exe è eseguito dal percorso “C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\” o può essere scaricato come MicrosoftFixit20101.mini.diagcab di Outlook 2013 oppure 2016, mentre è possibile recuperarlo da MicrosoftFixit50569.msi per le versioni di Outlook fino alla 2010.
ScanPST cerca gli errori nei file PST e cerca di ripararli ma generalmente funziona solo con file che non sono stati danneggiati gravemente. “Inbox Repair Tool” (ScanPTS.exe) offre agli utenti la possibilità di fare un backup del file PST prima di fare delle modifiche. Per lasciarlo intatto e dare la possibilità di usare altri strumenti di recupero come Recovery Toolbox for Outlook, assicuratevi di fare il backup prima di continuare.
Se ScanPST non riesce a risolvere il problema o se volete recuperare le mail cancellate dal file PST, è necessario un altro tipo di software. In ogni caso, altri tool di recovery come Recuva, normalmente non danno buoni risultati perché la struttra del file su disk rimane non modificata e la struttura dei dati nel file PST resta danneggiata.
c. Riparazione dati di Outlook
Dopo l’installazione, scegliamo il file Outlook corrispondente che risulta corrotto o che contiene elementi che vogliamo recuperare.
Una volta avviato e scelto il file, selezioniamo la modalità di utilizzo del programma:
- Modalità di recupero è utilizzata per recuperare un file PST o OST danneggiato
- Modalità di conversione può convertire più file non danneggiati OST in un file PST, importare in un secondo momento il contenuto di un file OST in Outlook oppure estrarre il contenuto di un file PST/OST in tipi diversi di formati come MSG / EML oppure VCF.
- La funzione di ricerca di file cancellati, cerca di trovare elementi marcati come cancellati dal file di Outlook
In modalità di recupero, il programma analizza il file, cosa che può richiedere anche molto tempo a seconda della dimensione del file da esaminare.
Quando l’analisi è completa, Recovery Toolbox for Outlook mostra informazioni sugli elementi ritrovati.
Nei passaggi seguenti, avete l’opportunità di creare un nuovo file PST o salvare tutto il contenuto separatamente.
Scegliendo la seconda opzione – “Salvare i dati separatamente” – possiamo specificare il formato di file per email, contatti e note. Abbiamo la possibilità di scegliere il formato MSG, EML, VCF oppure TXT. Calendari, log e task sono sempre salvati in formato MSG.
Nella modalità “Ricerca elementi cancellati”, il contenuto di un file PST è analizzato e solo nel caso sia ancora comprensibile e non sovrascritto, verrà visualizzato. Il procedimento per il recupero di email cancellate, contatti e file o altri tipi di oggetti ritrovati è identico allo step di recupero del file PST indicato sopra.
4. Conclusioni
Vantaggi:
- L’utility è molto semplice da usare
- Possibilità di convertire file OST in PST
- Possibilità di estrarre elementi o cartelle individualmente, per esempio, solo Contatti
Svantaggi:
- La versione di prova Trial, non permette il recupero di più di 5 elementi.
Recovery Toolbox for Outlook è uno strumento ottimo per un recupero di emergenza di file PST o OST di Outlook danneggiati. Questa operazione è molto semplice e non causerà alcun problema a utenti inesperti. Il prezzo di 50$ per la licenza personale è accettabile e consona in termini di possibilità di intervento in situazioni di emergenza. La versione DEMO, vi darà un’idea se o il programma è in grado di aiutarvi in qualche modo e, solo allora, dopo aver analizzato i risultati, è possibile continuare e decidere se acquistare lo strumento. In ogni caso, non c’è alcuna garanzia che tutti i dati possano essere recuperati con Recovery Toolbox for Outlook. Per questa ragione è altamente consigliato effettuare un backup regolarmente dei file Outlook, cosa che può essere fatta con degli strumenti dedicati al backup.
Per utenti macOS e iOS / Android, sono disponibili servizi online:
– per la riparazione di file Outlook: outlook.recoverytoolbox.com/online/it/
– per convertire OST in PST: osttopst.recoverytoolbox.com/online/it/
