Fin dal suo debutto ONLYOFFICE Workspace figura tra le alternative più credibili a Microsoft 365 per la gestione dei documenti e la produttività aziendale. ONLYOFFICE Workspace è una piattaforma che consente di gestire il flusso di lavoro in azienda o in ufficio sia sul server che sul cloud. Tra gli strumenti disponibili si annoverano mail server, messaggistica istantanea e CRM, più tool pensati per la gestione di attività e progetti.
Con l’ultimo aggiornamento, ONLYOFFICE Workspace è arrivato alla versione 12.5, includendo vari miglioramenti per la sicurezza, il servizio di Posta, un’ottimizzazione generale per la gestione dei documenti e l’aggiunta del tema scuro. Inoltre troviamo un piano gratuito per le startup fino a 5 utenti, con tutti gli strumenti di base e 2Gb di spazio dati per portale.
Scopri nella nostra recensione, quali sono nel dettaglio le ultime novità apportate alla nuova versione di ONLYOFFICE Workspace.
ONLYOFFICE Workspace: tutte le novità dopo l’aggiornamento alla versione 12.5
Ecco quali sono le principali novità che l’aggiornamento alla versione 12.5 porta alla suite professionale di ONLYOFFICE Workspace.
Miglioramenti sul fronte della sicurezza
Con ONLYOFFICE Workspace 12.5 sono stati apportati diversi miglioramenti sul fronte della sicurezza, che rendono l’intera piattaforma ancora più sicura rispetto al passato (considera che la sicurezza figura da sempre tra i principali punti di forza della piattaforma).
La nuova versione integra ad esempio una protezione dell’accesso aggiuntiva: ora alla voce “Accesso al portale” (menu “Sicurezza”) puoi impostare un limite di tentativi falliti di accesso alla piattaforma, oltre a gestire il tempo di blocco; una volta che si raggiunge il limite di tentativi falliti, l’indirizzo IP responsabile dell’attacco viene bannato per un tempo prestabilito (puoi modificare ogni valore nella sezione “Sicurezza” della piattaforma).
Un altro miglioramento significativo di sicurezza nel nuovo ONLYOFFICE Workspace fa riferimento alla funzione “Sicurezza IP”, inclusa nella scheda “Accesso al portale” (menu “Sicurezza”). Dopo l’ultimo aggiornamento puoi aggiungere indirizzi IP affidabili sia per gli utenti che per eventuali amministratori.
Restando in tema sicurezza, d’ora in avanti l’autenticazione a due fattori viene estesa anche agli indirizzi IP affidabili per cui in precedenza non era richiesta. Per attivare questa funzione accedi al menu “Sicurezza”, da qui spostati poi su “Accesso al portale” e individua l’intestazione “Autenticazione a due fattori”.
Un ulteriore miglioramento apportato alla sicurezza della piattaforma è l’estensione dei criteri per la creazione delle nuove password. Dopo l’ultimo aggiornamento alla versione 12.5 puoi infatti scegliere il numero massimo o minimo di caratteri che si possono usare per creare una nuova chiave di accesso. Per farlo vai in “Sicurezza”, quindi su “Accesso al portale” e poi individua la sezione “Impostazioni della sicurezza delle password”.
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Aggiunta del tema scuro
La versione 12.5 di ONLYOFFICE Workspace porta con sé l’aggiunta del tema scuro, soluzione ideale per chi è abituato a lavorare in stanze o uffici poco illuminati. Una volta abilitato, ogni volta che apri un documento questo verrà mostrato in modalità scura, assicurandoti così un comfort visivo maggiore. Per attivare il tema scuro sulla suite di ONLYOFFICE vai su “Profilo”, quindi premi su “Tema dell’interfaccia” e seleziona “Tema scuro”.
Gestione dei documenti ottimizzata
Tra le novità più significative dell’ultima versione di ONLYOFFICE Workspace si annovera tutta una serie di ottimizzazioni per la gestione dei documenti. D’ora in avanti, ad esempio, puoi creare diversi tipi di collegamenti esterni per facilitare la condivisione di un determinato file. Allo stesso tempo, al fine di proteggere i documenti condivisi all’esterno, puoi anche definire dei precisi limiti di password e tempo.
In maniera analoga, puoi condividere le cartelle tramite collegamenti esterni, sfruttando le nuove opzioni disponibili per la condivisione più sicura dei file appena citate. Le eventuali sottocartelle e i file contenuti nella cartella principale erediteranno in automatico il medesimo collegamento esterno.
Tra le altre migliorie volte a una migliore gestione dei documenti si possono citare la possibilità di convertire i documenti protetti da password nel formato OOXML, così da apportare nuove modifiche nel corso del caricamento di ciascun file sul portale, più il caricamento delle cartelle vuote impiegando la funzionalità drag and drop.
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Servizio di posta migliorato
Un’altra importante novità implementata in ONLYOFFICE Workspace 12.5 è la sincronizzazione delle bozze email con il client di posta connesso. Dunque, d’ora in avanti quando scrivi o modifichi la bozza di un’email, quest’ultima sarà accessibile anche sul client di posta (e viceversa).
Altri miglioramenti
Qui le altre novità dell’update ONLYOFFICE Workspace 12.5:
- nel modello “Team” puoi ora applicare il nuovo campo “Lead”
- ottimizzazione del feed per i portali che presentano un numero di utenti significativo
- utilizzo dei certificati autofirmati per WebDAV e SSO
- aggiunta delle valute AOA (Kwanza angolano non convertibile) e VES (Bolivar Soberano venezuelano convertibile) nel modulo CRM
- in “Statistiche” è ora possibile impostare, attivare e modificare la quota di archiviazione a disposizione di ciascun utente
Conclusioni
Queste sono le novità di ONLYOFFICE Workspace 12.5. Per provarle collegati alla versione cloud della piattaforma tramite questo link: ONLYOFFICE Workspace.
